1.
Introducción:
En la
asignatura Contabilidad I cada uno
de ustedes trabajó con el concepto de efectivo como una cuenta donde
aprendieron a registrar las transacciones de entradas y salidas de recursos que
realizan las empresas, en cuanto a ventas al contado, cobros, depósitos y
pagos.
Ahora en
veremos el efectivo en forma más detallada, iniciando con el análisis del
concepto de efectivo, evaluando cuales renglones se deben incluir dentro del
efectivo, las medidas que debemos adoptar para proteger este activo de pérdidas
y aprenderemos a determinar bajo qué condiciones debemos incluir una partida
dentro del renglón del efectivo.
La
importancia de este tema radica en que está considerado como el activo más
líquido con que cuentan las empresas y por ende debemos aprender a ejercer el
debido control para protegerlo de robos y otros tipos de
operaciones fraudulentas.
Reforzaremos
tus conocimientos relacionados con el manejo y uso de las cuentas bancarias
enfocándonos en las operaciones de depósitos bancarios, pagos mediantes
cheques, los cargos bancarios y las notas de crédito, para concluir con la
conciliación bancaria como procedimiento de control interno relativo al uso de
las cuentas bancarias.
2.
Concepto de efectivo, equivalente de efectivo y
su composición:
2.1
Concepto de Efectivo
“Efectivo es
la moneda de curso legal en caja y en depósitos bancarios disponibles para la
operación de la entidad; tales como, las disponibilidades en cuentas de
cheques, giros, bancarios, telegráficos o postales y remesas en tránsito.
Por su
naturaleza el efectivo corresponde a partidas de activos que sean propiedad de la empresa y que se encuentren disponibles
para el uso inmediato, sin embargo algunas de ellas podrían están sujeta a restricciones
en su disposición o uso.
Esto
significa que si no están presentes estas dos condiciones, entonces no puede
clasificarse como efectivo las partidas que no llenen estos dos últimos requisitos.
En última
instancia la disponibilidad juega un papel fundamental para la clasificación de
una partida dentro del renglón del efectivo, ya que no basta con que esa
partida sea propiedad de la empresa, sino que lo determinante es que se
encuentre disponible para el uso de la empresa.
Veamos estos dos ejemplos de partidas relacionadas con el tema:
En la caja fuerte de la empresa se
guardan valores por un monto de RD$2,000,000.00 (Dos millones), propiedad de
una empresa relacionada que nos solicitó ese servicio hasta tanto ellos tomen
una decisión gerencial para invertir ese dinero o terminen de construir su caja
fuerte.
Podemos
incluir este monto en nuestros estados financieros en el renglón del efectivo?
¿Por qué?
El segundo caso es el siguiente y está también
relacionado con el mismo tema
La empresa posee un cuenta bancaria
en el banco X, la cual fue embargada por el ayuntamiento de la ciudad por
incumplimiento de un contrato, la cual tiene un balance de RD$3,000,000.00 (Tres
millones).
Podemos
incluir este monto en nuestros estados financieros en el renglón del efectivo?
¿Por qué?
En el
efectivo siempre vamos a agrupar las cuentas que representen medios de pago,
como son los cheques, efectivo en caja, giros; así como también aquellos
depósitos mantenidos en instituciones financieras.
2.2
Equivalente de Efectivo
Según la NIC 7, en su párrafo
No. 7 establece que los equivalentes de efectivo son inversiones a corto plazo
de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de
efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor
con un vencimiento de tres meses o menos desde la fecha de adquisición.
Una cuestión
fundamental al evaluar una partida como equivalente al efectivo es el
vencimiento de la inversión, por lo que podemos decir que deben estar
representada por:
·
Depósitos a plazo
·
Papeles comerciales
·
Etc.
2.3
Composición del Efectivo
Para los
fines de registro de las transacciones que involucran efectivo, generalmente se
utilizan tres tipos de cuentas que detallamos a continuación:
·
Cuentas bancarias
·
Equivalente de efectivo
3.
Concepto y uso de la caja general:
3.1
Concepto de Efectivo en
caja
La cuenta
efectivo en caja al igual que todas las cuentas que conforman el renglón del
efectivo es una cuenta de activo y por ende es de origen deudor, en la cual
vamos a registrar las entradas del dinero que recibe una empresa y las salidas
del mismo en forma de depósito a la cuenta bancaria del negocio.
Entonces
podemos decir que la dinámica contable de esta cuenta consiste en que se debita
por los valores que se reciben (recibo de caja) y se acredita por los valores
que depositamos (volantes de depósitos) en la cuenta bancaria, siendo por lo
general su saldo cero (véase medidas de controles internos) al cierre de cada
mes o cierre anual.
La mayoría
de los negocios reciben entrada de dinero de tres fuentes principales, la
cuales para fines de análisis y ejemplos detallamos a continuación:
·
Ventas al contado
·
Cobros a clientes
·
Otros ingresos
En resumen
la cuenta de efectivo en caja funciona como una cuenta receptora y controladora
del efectivo que captan las empresas ya sea por sus operaciones normales, como
por otros conceptos y el documento fuente a través del cual se recopilan estas
operaciones es el recibo de caja.
En los
siguientes apartados veremos en detalle y con ejemplos la dinámica de la cuenta
de caja por cada una de las tres formas de entrada de dinero al negocio.
3.1.1Ventas al contado
Por las
ventas al contado, ya sea en mostrador o en los puntos de ventas al momento del
pago al cliente se le entrega una factura de venta al contado produciéndose en
ese momento la entrada del efectivo, al final del turno de caja se procede a
efectuar un cuadre de caja, elaborándose el correspondiente recibo de caja por
el total de los valores recibido por el cajero general.
Las ventas
al contado pueden ser pagadas por los clientes con billetes y monedas, con cheques,
el asiento para registrar la operación es idéntico en cada uno de esos casos.
Partiendo de
que nuestra empresa vende una computadora por un monto de RD$10,000.00 más el
ITBIS (18%), emitiendo una factura de contado y un recibo de caja al final del
turno, siendo esta la única operación del día, entonces nuestro registro seria
de esta forma:
Cuenta
|
Descripción
|
Debito
|
Crédito
|
1101
|
Efectivo en caja general
|
11,800.00
|
|
@
|
|||
2104
|
ITBIS Facturado por pagar
|
1,800.00
|
|
4101
|
Ventas
|
10,000.00
|
|
Registro venta según factura
|
Partiendo de
que nuestra empresa realiza una transacción mediante la cual vende una
computadora por un monto de RD$20,000.00 más el ITBIS (18%).
Debemos emitir
una factura de contado y el cliente pagó con una tarjeta de crédito, siendo
esta la única operación del día, entonces nuestro registro sería de esta forma:
Cuenta
|
Descripción
|
Debito
|
Crédito
|
1103
|
Efectivo en transito
|
23,600.00
|
|
@
|
|||
2104
|
ITBIS Facturado por pagar
|
3,600.00
|
|
4101
|
Ventas
|
20,000.00
|
|
Registro
venta según vouchers
|
3.1.2Cobros de clientes
En el caso
de que la entrada del efectivo se produzca por el cobro de un crédito a
clientes la transacción se registrará con el debido cargo a la cuenta de
efectivo en caja y el abono a la cuenta de cuentas por cobrar a clientes, según
lo que aprendimos en contabilidad I, veamos el caso de un cliente que nos adeuda
una factura por valor de RD$15,000.00, el asiento sería el siguiente:
Cuenta
|
Descripción
|
Debito
|
Crédito
|
1101
|
Efectivo en caja
|
15,000.00
|
|
@
|
|||
1105
|
Cuentas por cobrar
|
15,000.00
|
|
Registro cobro según R/152419
|
3.1.3Otros ingresos
Ahora bien
si se trata de una entrada de dinero al negocio, que no está relacionada ni con
una venta al contado ni con el cobro de cliente, sino que se originó en otro
concepto, entonces el asiento debe afectar como es natural a la cuenta de que
se trate.
3.2
Reporte diario de caja
El reporte
diario de caja es un análisis que se elabora al finalizar el turno de caja,
donde se detalla todo el efectivo recibido por el Cajero General durante la
jornada. En ese formulario se incluye
una relación de las facturas por las ventas al contado (las cuales son
convertidas en un recibo), una relación de los recibos de cobros, un detalle de
los recibos por otros conceptos y por último una relación de los vouchers de
tarjetas de crédito.
Con el
reporte diario de caja se logran dos objetivos básicos que son por un lado
determinar el monto de los ingresos de efectivo a través de la caja y en
segundo lugar servir de base para la realización del depósito a la cuenta
bancaria correspondiente.
Belliard Castillo & Asociados, SRL
|
|||||||
Reporte de Cuadre de Caja
|
|||||||
viernes, 04 de enero de 2013
|
|||||||
Documento
|
Venta al
|
Comisión de
|
Valores
|
Cobros del
|
Otros
|
Nombre Cliente
|
|
No.
|
Contado
|
Tarjetas
|
Netos
|
Día
|
Ingresos
|
o Detalles
|
|
F-1001
|
5,000.00
|
5,000.00
|
|||||
F-1002
|
7,000.00
|
7,000.00
|
|||||
F-1003
|
12,500.00
|
500.00
|
12,000.00
|
||||
F-1004
|
25,000.00
|
1,000.00
|
24,000.00
|
||||
F-1005
|
30,000.00
|
1,200.00
|
28,800.00
|
||||
R-2001
|
10,000.00
|
10,000.00
|
|||||
R-2002
|
25,000.00
|
25,000.00
|
|||||
R-2003
|
100,000.00
|
100,000.00
|
|||||
Totales
|
214,500.00
|
2,700.00
|
76,800.00
|
135,000.00
|
0.00
|
||
Detalles
|
Cantidad
|
Tipo
|
Importe
|
Detalles
|
Cantidad
|
Tipo
|
Importe
|
Billetes
|
6
|
2,000
|
12,000.00
|
Cheques
|
1
|
100,000.00
|
100,000.00
|
20
|
1,000
|
20,000.00
|
Sub-Total
|
100,000.00
|
|||
10
|
500
|
5,000.00
|
|||||
90
|
100
|
9,000.00
|
Total
Efectivo
|
147,100.00
|
|||
10
|
50
|
500.00
|
|||||
12
|
25
|
300.00
|
|||||
15
|
20
|
300.00
|
Ventas
Tarjetas
|
67,500.00
|
|||
0
|
10
|
0.00
|
Comisión
Tarjetas
|
2,700.00
|
|||
0
|
5
|
0.00
|
Sub-Total
|
64,800.00
|
|||
0
|
1
|
0.00
|
|||||
Cantidad
|
Prima
|
||||||
Dólares
|
0
|
40.00
|
0.00
|
||||
Sub-Total
|
47,100.00
|
Total en
Caja
|
211,900.00
|
||||
Resumen Operaciones de Caja
|
|||||||
Cuadre de
Caja
|
|||||||
Ventas
Netas al Contado Según Facturas
|
76,800.00
|
||||||
Cobros de Clientes
Según Recibos del Día
|
135,000.00
|
||||||
Otros
Ingresos Según Recibos del Día
|
0.00
|
||||||
Total de
Valores Ingresados a Caja
|
211,800.00
|
||||||
Variación
en Caja: Sobrante (Faltante)
|
100.00
|
||||||
3.3
Control Interno de Caja
General.
Para hablar
de los controles internos del área de caja, primero vamos a comentar que los
controles internos son un conjunto de medidas adoptadas por una empresa con la
finalidad de:
1.
Salvaguardar los activos.
2. Motivar a los empleados a seguir las políticas de la empresa.
3. Promover la eficiencia operativa.
4. Asegurar registros contables exactos y confiables
Entre las
medidas que una empresa debe adoptar están aquellas que tiendan a proteger este
recurso contra pérdida y robo, tales como:
v
Elaborar un recibo de caja por
los valores recibidos
v
El recibo debe estar
prenumerado
v
Etc.
Estas
medidas se implementan en muchos casos para evitar el fraude. El NEPAI define el fraude como:
“Cualquier
acto ilegal caracterizado por el engaño, ocultación o violación de
confianza. Estos actos no requieren la
aplicación de amenaza de violencia o de fuerza física.
Los fraudes
son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes
o servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios o para asegurarse
ventajas personales o de negocios.” (Ayala)
3.4
Centrifuga o fraude de
caja general.
La
centrifuga es una sustracción continua de fondos sustituyendo el primer faltante con el
siguiente, de ahí su nombre, el cual se oculta con el retraso de los registros de
contabilidad, en algunos países a este tipo de fraude se le denomina con el
nombre genérico de “jineteo” y se produce cuando no existen efectivas medidas
de controles internos.
Un ejemplo
clásico es el caso de cuando se recibe un cobro y se hurta el dinero y se
pospone el registro del cobro, luego con el próximo cobro se repone el primer
faltante y se registra el cobro, posponiéndose el registro del segundo cobro y así
sucesivamente formándose un faltante en cadena, de ahí el nombre de centrifuga.
En muchos
casos funciona como una “bola de nieve”….
4.
Concepto y uso de la caja chica:
4.1
Concepto de Efectivo en
caja chica
Es un fondo fijo reponible que se utiliza para
efectuar pagos de menor cuantía para los cuales no es necesario emitir un
cheque.
La
existencia del fondo de caja chica se justifica, en vista de lo costoso que
resulta para una empresa emitir un cheque, como son los casos de compras de
papelerías, envíos de paquetes, compra de refrigerios, etc.
El efectivo
en caja chica es más líquido que el efectivo depositado en una cuenta bancaria,
porque no interviene ninguno de los controles internos del banco, necesitándose
otros tipos de controles.
El efectivo
en caja chica es más líquido que el efectivo depositado en una cuenta bancaria,
porque no interviene ninguno de los controles internos del banco, necesitándose
otros tipos de controles.
Al igual que
todas las cuentas que conforman el renglón del efectivo es una cuenta de activo
y por ende es de origen deudor, que solo tiene movimiento cuando see crea el fondo, cuando se aumenta el fondo y cuando se cancela o disminuye
el fondo. En los siguientes apartados
veremos el tratamiento contable que se sigue en cada uno de esos casos.
4.1.1Creación del fondo de caja chica
El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de
la necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y
dinamismo en cada departamento donde sea creado.
Para la creación del fondo de caja chica se debe observar el siguiente
procedimiento, que a su vez constituye la base para el establecimiento de las
medidas de control interno que se ponen en uso para proteger estos recursos.
q
Se determina el monto del fondo
q
Se designa el custodio o
responsable del manejo del fondo
q
Se emite el cheque a nombre
del custodio
q
Se cambia y se guarda en una caja
metálica con llave.
Para registrar la creación del fondo de caja chica se hace un asiento donde
cargamos a la cuenta fondo fijo de caja chica y acreditamos a la cuenta efectivo
en banco por el monto por el cual se crea el fondo, veamos.
Cuenta
|
Descripción
|
Debito
|
Crédito
|
1103
|
Fondo de caja chica
|
25,000.00
|
|
@
|
|||
1104
|
Banco de Reservas
|
25,000.00
|
|
Registro cheque No. 1859
|
4.1.2Reposición del fondo de caja chica
Cuando se efectúan desembolsos para el pago de gastos de menor cuantía a
través del fondo de caja chica, estos pagos se deben justificar con un
comprobante que denominamos “vale de caja chica”, los vales se van guardando
junto con las facturas y/o recibos para justificar el desembolso y de esta
forma adquiere la características de un sistema integral, en el que, en
cualquier momento la suma del efectivo contenido en la caja chica mas los vales
debe ser igual al monto original con que fue creado el fondo.
Los pagos van agotando el fondo paulatinamente por lo que se hace necesario
en algún momento reabastecerlo, es decir convertir los comprobantes en
efectivo. Se recomienda no dejar agotar
el fondo.
Con este procedimiento llevamos el fondo a su monto original, de ahí el
nombre de reposición de caja chica con que conoce este proceso.
Para reponer el fondo de caja chica es necesario hacer una relación
ordenada de los comprobantes en un formulario que se denomina reposición de
caja chica, donde se le asignan las cuentas de contabilidad a cada vale,
emitiéndose un cheque por el total de los desembolsos.
Belliard Castillo & Asociados, SRL
|
|||||||
Reposición de Caja Chica
|
|||||||
Al
20 de Enero del 2013
|
|||||||
Fecha
|
Vale No.
|
A Nombre de
|
Concepto
|
Importe
|
Cuenta No.
|
||
Enero
|
10
|
0001
|
Supermercado La Cadena
|
Compra Refrigerios
|
675
|
50
|
|
15
|
0002
|
José M. Ventura (Mensajero)
|
Combustible
|
1,500
|
00
|
||
15
|
0003
|
Ferretería Popular
|
Compra pintura
|
825
|
50
|
||
16
|
0004
|
Papelería AAA
|
Compra talonarios
|
425
|
00
|
||
16
|
0005
|
Supermercado Nacional
|
Compra Café y otros
|
1,400
|
00
|
||
20
|
0006
|
Restaurant Brisas del Norte
|
Dieta a empleados
|
450
|
00
|
||
 |
|||||||
Totales
|
RD$5,276
|
00
|
|||||
Por el monto de la reposición debe emitirse un cheque a nombre del
custodio, quien lo debe cambiar en billetes y monedas de baja denominación e
ingresarlo en la caja chica y de esta forma se completa el procedimiento.
(Véase medidas de controles internos).
Para el registro de la reposición debemos efectuar el asiento de
contabilidad que ilustramos a continuación:
Cuenta
|
Descripción
|
Debito
|
Crédito
|
1103
|
Gastos de refrigerios
|
2,075.50
|
|
Gastos de combustibles
|
1,500.00
|
||
Gastos de mantenimiento
|
825.50
|
||
Gastos de papelería
|
425.00
|
||
Gastos de dietas y viáticos
|
450.00
|
||
@
|
|||
1104
|
Banco de Reservas
|
5,276.00
|
|
Registro cheque No. 2456
|
Como puede notarse en el asiento de reposición no se afecta la cuenta de
fondo de caja chica, sino que directamente se afecta la cuenta de banco
correspondiente, de ahí lo de fondo fijo.
4.1.3Aumento del fondo de caja chica
Cuando el
fondo no es suficiente para suplir las necesidades de pago de gastos de menor cuantía
(reposiciones muy frecuentes) es necesario que la gerencia tome la decisión de
aumentar el monto del fondo de caja chica, entonces debe llevarse a cabo el
siguiente procedimiento:
v
Se determina el monto en que
se va a aumentar el fondo
v
Se emite un cheque a nombre
del custodio del fondo
En el caso
de la empresa que estamos manejando para fines de ejemplo decidimos aumentar el
monto del fondo a treinta mil pesos, entonces debe emitirse un cheque por valor
de RD$5,000.00 (Cinco mil pesos) y efectuar el registro contable que mostramos
a continuación:
 Cuenta |
Descripción
|
Debito
|
Crédito
|
1103
|
Fondo de caja chica
|
5,000.00
|
|
@
|
|||
1104
|
Banco de Reservas
|
5,000.00
|
|
Registro cheque
No. 1905
|
4.1.4Disminución del fondo de caja chica
En algunas
situaciones, las operaciones de un departamento o de la empresa disminuyen y el fondo resulta excesivo para suplir las
necesidades de pago de gastos de menor cuantía (reposiciones muy esporádicas)
es necesario que la gerencia tome la decisión de disminuir el monto del fondo
de caja chica, entonces debe llevarse a cabo el siguiente procedimiento:
v
Se determina el monto en que
se va a disminuir el fondo
v
Se le da ingreso mediante
recibo de caja a nombre del custodio del fondo.
En el caso
de la empresa que estamos manejando para fines de ejemplo decidimos disminuir el
monto del fondo a quince mil pesos, entonces debe dársele ingresos al valor de
RD$15,000.00 (Quince mil pesos) y efectuar el registro contable que mostramos a
continuación:
 Cuenta |
Descripción
|
Debito
|
Crédito
|
1101
|
Efectivo en caja general
|
15,000.00
|
|
@
|
|||
1103
|
Fondo de caja chica
|
15,000.00
|
|
Registro recibo de caja
No. 1101
|
4.1.5Cancelación del fondo de caja chica
En el caso
en que por alguna decisión de la gerencia el departamento para el cual fue
creado el fondo de caja chica ha sido eliminado o fusionado con otro, se procede
a eliminar el fondo que ya no seguirá siendo utilizado, para lo cual debemos
ejecutar el siguiente procedimiento contable:
∑
Se reponen los vales
pendientes (ver reposición caja chica), llevando el monto del fondo a su valor
total.
∑
Se le da ingreso mediante
recibo de caja a nombre del custodio.
Una vez
ejecutado este procedimiento efectuamos el siguiente asiento de contabilidad:
Cuenta
|
Descripción
|
Debito
|
Crédito
|
1101
|
Efectivo en caja general
|
15,000.00
|
|
@
|
|||
1103
|
Fondo de caja chica
|
15,000.00
|
|
Registro cheque No. 1218
|
4.1.6Controles internos de caja chica
En términos
generales las medidas de controles internos relacionadas con el fondo de caja
chica son una derivación de los lineamientos de los controles del efectivo, sin
embargo a continuación detallamos algunas medidas específicas para un adecuado manejo de las operaciones de caja
chica:
—
El fondo debe ser custodiando
por una sola persona
—
Debe establecerse un máximo a
desembolsar.
—
No efectuar pagos de sueldos,
ni préstamos a empleados.
—
No se debe permitir cambiar
cheques.
—
Por cada desembolso deberá
llenarse un comprobante de Caja Chica.
—
Cada pago o desembolso debe
estar soportado por una factura que debe ser con número de comprobante fiscal
(NCF).
—
Los comprobantes deben ser
firmados por la persona que recibe el pago.
—
Los comprobantes deberán estar
autorizados.
—
No debe dejarse agotar el fondo para la reposición.
5.
Arqueo de efectivo, Sobrantes y Faltantes
5.1
Arqueo de efectivo
Un arqueo del efectivo consiste en hacer un cuadre de este renglón,
contarlo y compararlo con los comprobantes, en la práctica se hacen arqueos de
caja general y de caja chica.
Desde el punto de vista de la gerencia el arqueo es un procedimiento para
determinar si los controles establecidos se están llevando a cabo en el manejo
de los recursos de efectivo manejado por el cajero general o por el custodio
del fondo de caja chica.
El arqueo
de efectivo debe realizarse cada cierto tiempo de manera sorpresiva por parte
de una persona autorizada de la empresa, que se diferente de la persona
responsable del manejo de los fondos.
Si nos
referimos a un arqueo de caja, entonces podemos decir que consiste en el
análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con
el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por
tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra
físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales.
El
procedimiento seguido en los arqueos de caja consiste en contar el dinero que
está físicamente en la caja y compararlo con la sumatoria de los recibos
elaborado en el día que se practica el arqueo con el objetivo de determinar si
en caja se encuentra todo el efectivo que se ha recibido hasta el momento del
arqueo.
Si por el
contrario el arqueo se realiza a la caja chica entonces, deberá contarse el
efectivo contenido en la caja chica y sumarle los vales de caja chica que se
consideran como efectivo para estos fines y el total compararlo con el monto
del fondo.
Como el
arqueo es una comparación, lógico es pensar que producto del mismo se puede
obtener como resultado un sobrante o un faltante en el arqueo de los recursos
de que se trate.
5.2
Sobrantes de caja
Los
sobrantes de caja se producen cuando en el arqueo, sea de caja o de caja chica
los valores arqueados, es decir contado, exceden a los montos que, según los
documentos y los registros deben estar contenidos en esa cuenta.
En forma
práctica se producirá un sobrante de caja, cuando la suma del efectivo contado
mas los vales de caja son mayores que la suma de los recibos de caja general; o
bien cuando la suma del efectivo mas los vales de caja chica exceden al monto
del fondo.
En los casos
de sobrantes en caja es recomendable que se ingrese a caja y se documente con
un recibo de caja, asumiendo que en el arqueo se produjo un sobrante de
RD$118.00 (Ciento dieciocho pesos), debe acreditarse dicho valor a la cuenta de
ingresos sobrantes en caja, según mostramos en el siguiente asiento de diario:
Cuenta
|
Descripción
|
Debito
|
Crédito
|
1101
|
Efectivo en caja general
|
118.00
|
|
@
|
|||
4102
|
Sobrantes de caja
|
118.00
|
|
Registro Recibo de caja No. 1119
|
5.3
Faltantes de caja
Los
faltantes de caja a diferencia de los sobrantes se producen cuando en el
arqueo, sea de caja o de caja chica la suma de los valores arqueados, es decir
contado, es menor que los montos, que según los documentos y los registros
deben estar contenidos en esa cuenta.
En forma
práctica se producirá un faltante de caja, cuando la suma del efectivo contado
mas los vales de caja son menores que la suma de los recibos de caja general; o
bien cuando la suma del efectivo mas los vales de caja chica es menor al monto
del fondo.
El
tratamiento contable de los faltantes varia de una empresa a otra según la
política establecida al respecto, en algunos casos se asume el faltante como un
gasto de la empresa y en algunos otros casos se le cobra al responsable de la
custodia, en este caso al cajero general o al custodio del fondo de caja chica.
Siempre recomendamos el segundo procedimiento a partir de un monto establecido
como política.
En los casos
de faltantes, cuando se le cobra al responsable de la caja o de la caja chica,
debe documentarse con un vale de caja o en su defecto emitirse un cheque por el
monto del faltante.
Asumiendo
que en el arqueo se produjo un faltante de RD$526.00 (Quinientos veintiséis
pesos), y se emite un cheque, debe debitarse dicho valor a la cuenta por cobrar
del empleado, según mostramos en el siguiente asiento de diario:
Cuenta
|
Descripción
|
Debito
|
Crédito
|
1105
|
Cuentas por cobrar empleados
|
526.00
|
|
@
|
|||
1104
|
Banco de Reservas
|
526.00
|
|
Registro cheque No. 2003
|
6.
Efectivo en bancos
Para un adecuado control de los pagos que hacen los negocios es
recomendable y necesario que estos se efectúen por medio de cheques, excepto
aquellos que se efectúan a través de caja chica, debiendo para ello tener una
cuenta corriente.
El uso de
los cheques proporciona automáticamente un registro escrito de cada pago en
efectivo. Adicionalmente, un control
interno adecuado exige que cada transacción que requiere un pago en efectivo
sea verificada, aprobada y registrada antes de que un cheque sea emitido.
Existen
diferentes tipos de cuentas bancarias, entre las que podemos mencionar las
cuentas de ahorros y las cuentas corrientes, que detallamos en los siguientes
apartados.
6.1
Cuentas de ahorros
Es una
cuenta bancaria en la cual se depositan aquellos valores en efectivo que no van
a ser utilizados por la empresa o individuo en sus operaciones corrientes
inmediatas, desde el punto de vista de la contabilidad, una cuenta de ahorros
es una cuenta de activos que debitamos por los depósitos efectuados y
acreditamos por los retiros que realizamos.
Una cuenta
de ahorro es un depósito a la vista, de tipo ordinario, cuyo dueño cuenta con
la disponibilidad inmediata de todos sus fondos, y al mismo tiempo, el dinero
depositado genera una rentabilidad durante un tiempo fijado de antemano.
La
remuneración recibida con las cuentas de ahorro, se recibe mediante el pago de
intereses periódicos. La cuantía de éstos, estará pactada mediante un contrato.
La
liquidación de los intereses puede llegar a ser de carácter mensual, trimestral
o incluso anual. También puede variar, en función de la cantidad de dinero que
haya en la cuenta.
6.2
Cuentas corrientes
Son cuentas
bancarias que se nutren de los depósitos que efectuamos en ellas y que
utilizamos generalmente para girar cheques como medio de pago, contablemente es una cuenta de activo, que es de origen deudor, la cual debitamos por los
valores que depositamos y se acredita por los cheques que emitimos.
La cuenta corriente representa depósitos de los clientes cuyas sumas son
pagaderas a solicitud del interesado, mediante órdenes de pago o cheques, sin previo aviso.
Poner el
efectivo en una cuenta bancaria ayuda a controlar el dinero porque los bancos
tienen prácticas establecidas para la salvaguarda del dinero de los
clientes. Manejar los recursos mediante
cuentas bancarias incluye entre otros:
·
Registro de firmas
·
Comprobantes (volante) de depósitos
·
Cheques
·
Estado de cuenta bancario
·
Conciliación bancaria
6.2.1Apertura de la cuenta corriente
Una cuenta
corriente es un contrato entre una entidad llamada banco y una empresa o
persona física, mediante el cual ambas partes deben cumplir con los deberes y
las responsabilidades que se derivan de la ejecución del contrato. Para abrir una cuenta bancaria
es necesario cumplir con los requisitos establecido por el banco:
·
Llenar una Solicitud
·
Depositar Estatutos Sociales (Copia)
·
Registro de Firmas
·
Depositar una Cantidad Mínima
·
Otros.
Una vez
abierta la cuenta corriente el banco entrega cheques numerados con el nombre de
la empresa, su dirección y el número de la cuenta, los cuales deben ser
utilizados por la empresa como instrumentos de pagos a terceros.
Como hemos visto
la cuenta corriente se nutre de los fondos depositados por la empresa en forma
de depósitos bancarios para lo cual la entidad de llenar un volante de depósito
similar al que al que aparece en la imagen.
El formulario de depósito se elabora en duplicado, que el banco debe sellar
como acuse de recibo y constancia de que la operación fue realizada
correctamente, quedándose la empresa que efectuó la transacción con una copia
que indica que fue recibido por el banco (sucursal, cajero, fecha y hora)
El otro
aspecto importante de una cuenta corriente es la emisión de los cheques, los
cuales también deben ser elaborado en duplicado, y tomando en cuenta los
requisitos establecidos por la institución bancaria para la emisión de este
instrumento de pago.
A
continuación les muestro un facsímil de un cheque bancario según está
consignado en nuestra legislación (Ley 2859, modificada por la Ley 62-2000).
6.2.2Libro auxiliar de banco o disponibilidad bancaria
Para un
adecuado control de las operaciones bancarias realizada a través de la cuenta
corriente utilizamos un libro donde se anotan los depósitos, cheques, notas de
crédito y notas de débito y el Balance.
El objetivo
principal que se persigue con la utilización del libro de banco consiste en
evitar emitir un cheque sin fondo, actividad que está penada por la ley, además
de contar con una herramienta de control administrativo que le permita saber
rápidamente el movimiento de uno de los activos de mayor flujo como es el
efectivo.
Belliard Castillo & Asociados, SRL
|
||||||
Libro de Disponibilidad Bancaria
|
||||||
Al 31 de Enero del 2013
|
||||||
Fecha
|
Doc.
|
Detalle y/o Beneficiarios
|
Depósitos o Abonos
|
Cheques o Cargos
|
Balance
|
|
Enero
|
02
|
DP-001
|
Deposito de apertura
|
20,000.00
|
20,000.00
|
|
03
|
CK-001
|
Almacenes Pérez
|
3,500.00
|
16,500.00
|
||
03
|
DP-002
|
Deposito 03-01-2013
|
24,800.90
|
41,300.90
|
||
05
|
CK-002
|
José Perdomo
|
5,000.00
|
36,300.90
|
||
07
|
CK-003
|
Dionisio Belliard
|
10,000.00
|
26,300.90
|
||
10
|
DP-003
|
Deposito 07-01-2013
|
36,425.60
|
62,726.50
|
||
15
|
NC-001
|
Intereses Cta. de Ahorros
|
17.25
|
62,743.75
|
||
31
|
ND-001
|
Cargo Manejo de cuenta
|
50.00
|
62,693.75
|
||
La entidad
financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un
registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su
cuenta y mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que
se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al
último día del respectivo mes.
6.2.3Conciliación bancaria
Es un análisis mediante el cual explicamos la diferencia entre el saldo de
la cuenta de banco en los libros de una empresa (libro de disponibilidad) y el
saldo del estado de cuenta del banco que a final de cada mes nos envía la
institución bancaria que maneja nuestra cuenta.
Por lo
general, el saldo del extracto bancario prácticamente nunca coincide con
el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso
identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden,
a ese procedimiento es que llamamos conciliación bancaria.
Para efectuar una Conciliación Bancaria es necesario conocer sus
componentes:
·
Depósitos en Transito
·
Cheques en Transito
·
Cargos Bancarios
·
Notas de Crédito
6.2.3.1 Depósitos en tránsito
Son aquellos depósitos que son registrados en los libros en un mes y
recibidos o acreditados por el banco en el siguiente mes, la explicación de los
depósitos en tránsito la encontramos en que generalmente los bancos trabajan
con un corte de sus operaciones a las cuatro de la tarde.
En muchas ocasiones las empresas realizan sus depósitos del último día del
mes con esa fecha y el banco recibe ese mismo día calendario, después de la
hora de corte, para los fines de la institución bancaria esa transacción entra
con fecha del siguiente día laborable.
Como se puede deducir esos depósitos estarán consignados en el balance
del libro de la empresa y no en el balance del estado bancario.
6.2.3.2 Cheques en tránsito
Son aquellos cheques que hemos emitidos y registrados en los libros en un
mes y pagados o cargados por el banco en el o los meses siguientes, esto
generalmente sucede cuando la empresa emite el cheque y no lo entrega
inmediatamente al beneficiario o por el contrario el beneficiario aún teniendo
el cheque en su poder no va a cobrarlo al banco.
Las situaciones descritas anteriormente dan como resultado que la empresa
tendrá los cheques rebajados en su balance en el mes en que fueron emitidos y
el banco lo rebajará en el mes en que sean cobrados por sus beneficiarios, por
lo que, como es lógico los balances de ambos libros tendrán diferencias.
6.2.3.3 Notas de débito o cargos bancarios
Es el documento a través del cual el banco cobra o deduce a su cliente
valores de su cuenta por comisiones, intereses, cheques devueltos, cobros de préstamos
o por la corrección de errores.
6.2.3.4 Notas de crédito o cargos bancarios
Es el documento a través del cual el banco acredita o abona a la cuenta de
su cliente valores por intereses ganados de cuentas de ahorros, cobranzas,
préstamos o por la corrección de errores.
6.2.3.5 Pasos para efectuar la conciliación bancaria
La conciliación bancaria, como ya dijimos, es un proceso mediante el cual
tratamos de explicar (conciliar) la diferencia entre los dos libros donde se
registran los movimientos de una cuenta bancaria, uno por parte de la empresa
dueña de la cuenta y otro por parte del banco que nos administra la cuenta. Para llevar a cabo este procedimiento es
necesario observar los siguientes pasos:
1.
Compare los depósitos del
Estado de Cuenta con sus registros contables.
Anote las diferencias.
2.
Relacione los depósitos no
recibidos por el banco (Depósitos en tránsito) donde determinamos el total de
los depósitos en tránsito.
3.
Compare los cheques pagados
durante el mes con sus registros contable.
Anote las diferencias.
4.
Relacione los cheques que no
han sido pagados (Cheques en tránsito), donde determinamos el total de cheques
en tránsito.
5.
Determine los cargos bancarios
no registrados.
6.
Determine los créditos
bancarios no registrados.
7.
Registre las diferencias
localizadas, los cargos bancarios y las notas de crédito.
Una vez agotados estos pasos procedemos de la siguiente forma para elaborar
la conciliación bancaria, debemos
Anotamos el balance de fin de mes según el estado bancario al cual le
sumamos el total de los depósitos en tránsito, arrojándonos un sub-total al
cual le restaremos el total de los cheques en tránsito, con lo cual obtenemos
el balance conciliado según el banco.
En una segunda etapa de la conciliación debemos trabajar con las cifras de
los libros, para lo cual procedemos de la siguiente forma.
Anotamos el balance al final del mes según el libro de banco al cual les
sumamos el monto de las notas de créditos que no estén registradas, las cuales
habíamos determinado en el paso 6 anterior, obteniendo un sub-total al cual les
restaremos el total de los cargos bancarios no registrados determinado en el
paso 7 y de esta manera obtenemos el balance conciliado según libros, veamos a
continuación el formato propuesto para la conciliación bancaria.
Belliard
Castillo & Asociados, SRL
|
||||||
Conciliación
Bancaria
|
||||||
31
de enero de 2013
|
||||||
Balance Según Estado del Banco
|
74,879.36
|
|||||
Mas
|
Depósitos en tránsito
|
Anexo 1
|
40,000.00
|
|||
Sub-Total
|
114,879.36
|
|||||
Menos
|
Cheques en Tránsito
|
Anexo 2
|
60,000.00
|
|||
 Balance conciliado Según Libros |
54,879.36
|
|||||
Balance Según Libros
|
55,279.43
|
|||||
Mas
|
Notas de crédito No Registradas
|
0.00
|
||||
0.00
|
||||||
Menos
|
Notas de débito no Registradas
|
400.07
|
||||
 |
400.07
|
|||||
Balance conciliado Según Libros
|
54,879.36
|
|||||
7.
Inversiones de corto plazo
Las empresas con grandes cantidades de recursos líquidos generalmente
invierten en valores negociables, los cuales pueden estar representados por
bonos y acciones de empresas que cotizan en bolsas, esas inversiones
generalmente se hacen con la finalidad de no mantener ocioso el dinero y de
esta forma se pone a producir ingresos vía los intereses que generan dichas
inversiones.
Estos valores negociables son negociados (comprados y vendidos) diariamente
y tienen por características que son fácilmente negociables a los precios de
mercado que se cotizan en bolsas, sin embargo en nuestros países no existe un
mercado activo donde se negocie con este tipo de valores bursátiles, excepto
una incipiente bolsa de valores que en sus primera etapa ha estado negociando
con papeles comerciales a través de puestos de bolsa y bajo la supervisión de
la Superintendencia de Valores.
Bibliografía
·
Meigs, Williams, Haka y Bettner. (2000). Contabilidad, La Base para las decisiones
gerenciales. Santa Fe de Bogotá, Colombia: MC GRAW HILL.
·
Horngren, Harrison y Oliver. (2010). CONTABILIDAD.
México: Prentice Hall, PEARSON.
·
Guajardo Cantú, Gerardo, Andrade de Guajardo, Nora.
(2008). CONTABILIDAD FINANCIERA. Mexico: Mc Graw Hill.
·
Lara Mejia, J. A. (2006). CONTABILIDAD PRACTICA
UNIVERSITARIA Libro No. 2. Santo Domingo, República Dominicana: KAGILI.
